OUH: Lean har fjernet vores ventelister

I foråret 2008 fyldte frustrerede og uforstående patienter ofte op i venteværelset på hudafdeling I og i allergicentret på Odense Universitetshospital. Allerede i efteråret 2008 var de væk.

Efter at hudafdeling I og allergicentret har indført lean, er al unødig ventetid i undersøgelses- og behandlingsforløb barberet væk, og ventetiden på udredning og behandling af f.eks. modermærkekræft er reduceret fra fem-seks uger til 48 timer.

Det fortæller projektleder og overlæge på hudafdeling I og allergicentret, Henrik Lorentzen.

Afbrydelser skaber ventetid
Ventelisterne er blevet nedbragt ved at bringe flow i arbejdsgangene, forklarer Henrik Lorentzen:

»Når du kommer i flow, så har du en fornemmelse af, at tingene bare glider. Så kan du afvikle dit arbejde rutineret og uden afbrydelser.«

At fjerne afbrydelser i hverdagen har været et nøglebegreb på hudafdeling I og allergicentret. Det har de bl.a. gjort ved at indføre rullende arkiver på hudambulatoriet. Et rullende arkiv indeholder en række hængemapper med blodprøvesedler og rekvisitioner, som lægen kan få brug for i løbet af dagen.

Hver stue på ambulatoriet har nu et rullende arkiv. Det har betydet, at lægerne ikke længere skal afbryde en konsultation for at løbe rundt og lede efter netop den prøveseddel, som han har brug for.

Hudambulatoriet har også indført et særligt opfyldningssystem til arkiverne, så lægerne aldrig kommer ud for, at der mangler prøvesedler.

Buffertid giver arbejdsro
Et andet tiltag handler om nytænkning af arbejdsgangene på hudambulatoriet. Hver morgen klokken 8.15-9.00 har ambulatoriet nu afsat tid til akutte patienter.

Førhen skulle akutte patienter presses ind i et travlt skema i løbet af dagen. Det betød, at resten af dagens program blev forstyrret og forsinket.

»Det var irriterende for patienterne og ubehageligt for os. Det er altid ubehageligt at begynde hver konsultation med at undskylde forsinkelsen,« siger Henrik Lorentzen.

I dag er der kun lidt uro på ambulatoriet frem til kl. 9 om morgenen, da ambulatoriet ikke ved, hvor mange akutte patienter der dukker op.

Efter klokken 9 er der fuldstændig ro og ingen forstyrrelser af arbejdet. Og det er en stor fordel, mener Henrik Lorentzen:

»Hvis man afskaffer ventetiden, så er der ingen, der skal arbejde hurtigere for at indhente pukler, og ingen patienter, der skal vente.«

De dage, hvor der ikke er patienter, er der plads til sidemandsoplæring og til at ordne administrative ting.

Medarbejderne skal føle ejerskab
Hudafdeling I og allergicentret er nået langt ved at bruge lean. I dag opfylder afdelingen alle servicemål, fortæller Henrik Lorentzen. Men for at lean skal blive en succes, kræver det, at alle medarbejderne på en afdeling bakker op om forandringerne:

»Hvis ikke en afdeling vil lave om på tingene, og hvis ikke de brænder for at skabe nye rammer omkring driften, vil lean ikke lykkes,« siger Inge Bendixen, lean-chef på Odense Universitetshospital.

Henrik Lorentzen er enig:

»Det er vigtigt, at alle medarbejdere har en fornemmelse af, at forandringerne er nødvendige. Afdelingen skal kunne indse, at de ikke gør alting helt optimalt.«

Han lægger vægt på, at alle medarbejdere skal være med fra starten, så de kan få ejerskab til forandringerne. Men i sidste ende er det afdelingsledelsen, der har det endelige ansvar, siger han:

»Lean skal være initieret af ledelsen, men skal være drevet af medarbejderne. Det er helt essentielt, at afdelingsledelsen bakker forandringerne op, ellers går det i fisk.«

Og hvis både afdelingsledelsen og medarbejderne bakker op om forandringerne, vil det hurtigt føre gevinster med sig for både patienter og personale, fortæller lean-chef Inge Bendixen:

»Patienterne får en bedre service bl.a. med kortere ventelister, og medarbejderne får en mindre stresset hverdag.«