Da Lægerne i Jyllinge skulle skifte lægesystem, besluttede de sig for at undersøge markedet nærmere og stille krav til det nye system.
Den beslutning kommer til at give femmandspraksisen en besparelse på ca. 8.000 kr. om måneden, hvilket svarer til en halvering af de udgifter, klinikken på nuværende tidspunkt har til lægesystemet.
»Vi har lært, at man kan godt forhandle med leverandørerne. Det kan godt betale sig at bruge tid på at undersøge markedet – vi kommer til at spare mange penge på det,« siger praktiserende læge i lægehuset Thomas Søgaard.
Klinikken besluttede at undersøge markedet, da de skulle udskifte deres nuværende lægesystem, Darwin, fordi det i løbet af de kommende år vil blive skiftet ud med leverandørens andet system XMO. It-kyndige kollegaer udpegede seks af de store leverandører, og Thomas Søgaard udarbejdede et oplæg med bl.a., hvor mange, der skulle bruge systemet, og hvad lægehuset skulle bruge af funktioner og programmer, f.eks. Datafangst og Fælles Medicin Kort.
Klinikken sendte oplægget ud til de seks firmaer og bad dem komme med et bud på, hvad det ville komme til at koste i oprettelse og månedlige udgifter. I løbet af et par uger fik lægehuset seks tilbud tilbage, tre af dem var uigennemskuelige. Klinikken havde bedt leverandørerne om at skrive et præcist totalbeløb per måned op, men alligevel stod tallene skjulte og var ikke særlig præcise, fortæller Thomas Søgaard:
»Der stod en pris et sted, men man skulle lige lægge noget oven i, hvis man f.eks. ville have Datafangst. Det virkede lidt useriøst, at vi fik et andet tilbud end det, vi havde efterspurgt. Det var svært at gennemskue og sammenligne priserne, fordi leverandørerne prissatte på forskellige måder.«
Store prisforskelle i abonnement
Der var store prisforskelle på leverandørernes månedlige abonnementer, erfarede lægehuset.
En leverandør var noget dyrere end de andre. Priserne for hele klinikken lå fra ca. 7.000 kr. plus moms til ca. 13.000 kr. plus moms om måneden. Engangsudgifterne til selve oprettelsen af systemerne varierede ikke i nævneværdig grad og ville blive indhentet i løbet af få måneder, vurderer Thomas Søgaard. Det var primært licensen til systemhusenes journalsystem, som var den store udgift.
Lægehuset valgte tre leverandører ud på baggrund af, at de havde de mest gennemskuelige tilbud.
»De tre tilbud, vi valgte, var mere gennemskuelige og mere forståelige for ikke-tilbudskyndige som os. Der stod kort og godt, hvad det i alt ville komme til at koste om måneden samt engangsudgiften for installationen. Og så var det muligt at gå ind i de forskellige tal og se, hvad beløbene dækkede over,« fortæller Thomas Søgaard.
Klinikken kaldte leverandørerne til samtale og demonstration af deres systemer. Herefter valgte lægehuset to leverandører ud og brugte tid på at snakke fordele og ulemper med kollegaer, der havde de pågældende systemer.
Samtidig prøvede klinikken at forhandle og presse prisen hos den leverandør, der var dyrest. Lægerne i Jyllinge endte med at vælge den billigste løsning, til 7.000 kr. plus moms om måneden, da de vurderede, at de to leverandører var lige gode. Prisen for Datafangst udgør 375 kr. per måned for hele klinikken, altså 75 kr. per læge.
I alt har det taget Lægerne i Jyllinge tre-fire måneder, fra de skrev ud til leverandørerne, og til de tog den endelige beslutning. Ifølge Thomas Søgaard kunne de dog godt have klaret det på to måneder. Lægehuset får deres nye lægesystem i begyndelsen af det nye år.