Maj 2010: Randers er 100 pct. digitaliseret

Startskuddet skulle egentlig havde lydt om en måned, men Regionshospitalet Randers/Grenaa har udskudt den totale digitalisering til efter årsskiftet.

Uafklarede spørgsmål til funktionaliteten i de sidste to epj-moduler, som sygehuset mangler for at være fuldt digitaliseret, fik epj-styregruppen til at trykke på pauseknappen.

»Vi havde gjort det klart, at systemet skulle være på et niveau, hvor det gav mening at implementere på et helt hospital, før vi ville begynde udrulningen. Det tog længere tid, end vi havde forventet, at nå dertil. Derfor trak vi i håndbremsen,« siger Thomas Stadil Pinstrup, projektleder på regionshospitalets epj-projekt.

I stedet venter sygehuset nu til februar med at rulle de sidste to moduler ud på afdelingerne. Det drejer sig om journalen, der erstatter papirjournalerne hos læger, sygeplejersker og plejepersonale mv., og patientadministrationssystemet (pas).

Modulerne er de sidste i rækken, inden regionshospitalet kan kalde sig 100 procent digitaliseret. Hospitalet bliver derved det første i regionen til at udrulle samtlige dele af det epj-system, der er udset til at være kernen i sygehusdriften i Region Midtjylland i de kommende år, og som skal erstatte de fem systemer, der i dag bliver brugt på regionens otte sygehuse og hospitalsenheder.

Overlæger rasede over epj
Regionshospitalet Randers blev valgt som testhospital i januar, da regionsrådet besluttede, at kun ét hospital skulle afprøve den fulde epj-pakke, inden regionen kunne fortsætte digitaliseringen af de resterende hospitaler.

Forud var gået en periode, hvor flere moduler ganske vist var blevet rullet ud på flere af regionens hospitaler, men hvor oprøret også ulmede under overfladen.

Overlægerne var rasende over valget af epj-systemet Columna som fremtidens platform i regionen. Systemet var dengang plaget af nedbrud, og selv om regningen for implementeringen af Columna havde passeret 300 mio. kr., måtte det betragtes som »lærepenge«, mente overlægerne. De så gerne, at systemet helt blev skrottet.

Helt så galt gik det dog ikke, men regionsrådet tog kritikken til sig. Blandt andet på den baggrund besluttede man at ændre udrulningsstrategien og lade ét hospital gennemteste alle epj-moduler i sammenhæng, inden de sidste af regionens hospitaler skulle fortsætte med implementeringen.

Valget faldt på Regionshospitalet Randers, der til gengæld blev fritaget for at skulle øge produktiviteten i 2009 og en del af 2010.

Desuden satte sygehuset det krav, at det selv skulle have lov til at bestemme farten på udrulningen. Ingen køreplaner skulle tvinge sygehuset til at gå videre med implementeringen, hvis ikke det mente, at alle forudsætninger var på plads for at forsætte til næste skridt.

Det var den håndbremse, der blev trukket i løbet af sommeren, og som har forsinket udrulningen.

Udrulning i flere faser
Frem til udrulningen skal sygehuset gennemgå sin it og tjekke, at alle afdelinger er klar til at tage de sidste dele af Århus-epj i brug.

I alt bliver 400 pc’er enten udskiftet eller opgraderet, og 200 nye maskiner er indkøbt. Alle maskiner får en 19 tommer skærm, og det trådløse netværk skal kigges efter i sømmene, så der ikke er længere er nogle hjørner af sygehuset, der ikke er dækket.

Den største opgave bliver er dog ikke at sikre, at teknikken er klar på dagen, men at alle faggrupper er klar til at erstatte de skrevne journaler med det kliniske procesmodul og indføre det nye patientadministrative system.

»Vi skal ændre praksis på et allerede kørende hospital. Det er en kæmpe, kæmpe opgave, og så har jeg ikke overdrevet på nogen måde,« siger Thomas Stadil Pinstrup.

Derfor er sidste fase af sygehusets epj-udrulning sat til at vare tre måneder. I perioden vil sygehuset blive fuldt digitaliseret i flere bidder, hvor nye afdelinger kobles på hver måned. Først i køen står medicinsk afdeling.

Den langstrakte udrulning har dog den ulempe, at der vil være flere patientadministrative systemer i brug på samme tid på regionshospitalet. For mens nogle afdelinger går over til det nye epj-pas, så fortsætter andre med det eksisterende ‘Grønt System’, indtil det bliver deres tur til at skifte.

Det betyder, at afdelingerne vil have forskellige arbejdsgange i overgangsperioden. Processen er ikke hensigtsmæssig, erkender Thomas Stadil Pinstrup, men det har været nødvendigt at gøre det på den måde.

»Vi kan ikke klare en total udrulning på samme tid, for det vil sætte for meget pres på for mange ting på samme tid. Men omvendt kan vi heller ikke holde til, at det trækker ud, da vi i udrulningsperioden vil have relativt tunge arbejdsgange mellem afdelinger, der ikke anvender den samme.«

Klinikerne med i udviklingen
De første 14 dage med de nye systemer får afdelingerne tilknyttet et supporthold, der kan hjælpe med alle de problemer, der kan tænkes at opstå, når journal- og pas-grundlaget bliver skiftet ud. For personalet bør der dog ikke være nogen overraskelser forbundet med de nye systemer. Klinikerne har nemlig været dybt involveret i udviklingen af de to moduler, de snart skal arbejde med i hverdagen.

»Klinikere fra alle afdelinger har arbejdet med den fælles struktur på journalen, hvor de blev enige om, hvordan de fælles elementer skulle være og prioriteres i skærmbilledet. Hvis det var specialespecifikt, blev det gemt til senere. Først gjaldt det om at blive enige om de dele, som alle uanset faggruppe skal arbejde med,« forklarer Thomas Stadil Pinstrup.

»Det har betydet meget, at afdelingerne har været med hele vejen i udviklingen og har defineret strukturen på den journal, de kommer til at bruge. Det forventer vi vil give udslag, når vi ruller journalen ud,« fortsætter han.

Klinikerne med i ­udviklingen

Klinikere fra alle afdelinger på Regionshospitalet Randers har været involveret i udviklingen af de nye epj-moduler for at blive enige om, hvordan de fælles elementer skulle være og prioriteres i skærmbilledet.

Herunder ses et skærmbillede, der samler informationer på tværs af hele journalen. Opsætningen bliver defineret af klinikerne, da overblik for en læge, sygeplejerske, sekretær, terapeut mv. ikke nødvendigvis er det samme. Der kan opsættes flere profiler til at understøtte forskellige behov, f.eks. sengeafsnit og ambulatorier.

Klik på billedet for en større version.

Læs også

• Status på epj-udviklingen i de fem regioner